Äripartnerite isikuandmete töötlemist käsitlev teave

Teie usaldus on meile oluline. Soovime, et tunneksite end oma isikuandmeid edastades turvaliselt. Isikuandmed on igasugune teave, mille alusel saab isikut tuvastada.

Võtame asjakohaseid meetmeid, et kindlustada teie isikuandmete kaitse, ja tagame teie isikuandmete töötlemise kooskõlas kehtivate andmekaitseseaduste, meie ettevõttesiseste põhimõtete, juhiste ja korraga. Oleme määranud ka andmekaitseametniku, kelle ülesanne on kontrollida, et me neid seadusi, juhiseid ja korda järgiksime.

Teie isikuandmete töötlemisel peame oluliseks läbipaistvust. Seetõttu kirjeldame selles teabetekstis, kuidas ja kus me koostöö käigus isikuandmeid suhtluse, hangete, lepingute ja muude ärisuhete kaudu töötleme.

See teabetekst on suunatud:

  • meie füüsilisest isikutest äripartneritele (näiteks füüsilisest isikust ettevõtjad); 
  • meie äripartnerite esindajatele või kontaktisikutele;
  • meie lepingulistele spetsialistidele või äripartnerite töötajatele.

Selles teabetekstis tähendab mõiste „äripartner“ mis tahes tarnijat, teenusepakkujat, rentnikku, rendileandjat ja mis tahes muud meiega koostöö tegijat.

Kui te (füüsilise või juriidilise isikuna) kavatsete edastada meile teiste isikute isikuandmeid, peate edastama selle teabeteksti koopia asjaomastele isikutele.

  • Millist liiki teavet me kogume ja miks me seda teeme?
    • Hanked

      Töötleme teie isikuandmeid, et tagada endale kaupade ja teenuste pakkumine ning olla kindel, et äripartner vastab meie nõuetele. Peame töötlema teie isikuandmeid seoses uue äripartneri hankimisega, nt koguma enne päringu või hanke tegemist kontaktisiku või äripartneri esindajana kontaktandmeid, hankima dokumente, hindama vastavust meie standarditele, kutsuma äripartnerit hankel osalema jms.

      Isikuandmete liigid:

      Sõltuvalt iga hankemenetluse iseärasustest võidakse töödelda järgmisi isikuandmete kategooriaid:

      • Isikuandmed
      • Ettevõte ja ametikoht
      • Haridus
      • Sertifikaadid
      • Erialane kogemus
      • Kontaktandmed
      • Lisateave vastavalt hankemenetluse nõuetele. See sõltub käimasoleva hanke liigist.

      Seaduslik alus:

      Meie õigustatud huvid konkurentsivõimeliste hankemenetluste korraldamisel ja koordineerimisel.

      Säilitamisperiood:

      Teie isikuandmeid säilitatakse hanke ajal ja kolm aastat pärast hanke lõppemist, et tagada meie õigustatud huvi õigusnõuete käsitlemisel ja neile reageerimisel ning siseauditite tegemisel.

    • Äripartneritega koostöö haldamine

      Töötleme teie isikuandmeid meievahelise koostöö otseseks või kaudseks haldamiseks, nt lepingu sõlmimine ja täitmine, sh volitust tõendav dokumentatsioon, teie kontaktandmete registreerimine vastava üksuse esindajatena äripartnerite registrites, äripartnerite deklaratsioonide haldamine, lepinguga seotud dokumentide (nt arved, veodokumendid, CMR, kindlustus) haldamine ja maksete töötlemine, äripartneritega sõlmitud lepingute haldamine ja arhiveerimine, kasutajakontode haldamine (nt tarnijaportaal), prognoosi esitamine, teie tööandjaks oleva firma toote või teenuse tellimuse töötlemine, tellimuste kinnituste ja kaebustega tegelemine, teiega suhtlemine koostöölepingu täitmise ja sellega seotud muudatuste asjus, meievahelise koostöö hindamine ja jälgimine, nt kontrollimine, kas äripartneril on vajalikud kinnitused ja sertifikaadid endiselt olemas, pakutavate teenuste kvaliteedi jälgimine. Mõnel juhul võime äripartneriga kokku leppida konkreetse dokumendi, näiteks kindlustuspoliisi kehtivuse pikendamise kauemaks, kui seaduses ettenähtud tähtaeg, seda dokumenti säilitatakse kuni selle kehtivusaja lõpuni.

      Isikuandmete liigid:

      • Isikuandmed
      • Kontaktandmed
      • Ettevõte ja ametikoht
      • Vajaduse korral sertifikaadid
      • Meie väljastatud autentimisandmed IT-süsteemide jaoks

      Seaduslik alus:

      Meie õigustatud huvi äripartneriga koostöölepingu sõlmimiseks ja täitmiseks.

      Säilitamisperiood:

      • Teie isikuandmeid säilitatakse seni, kuni olete äripartneri kontaktisik, esindaja, töötaja või töövõtja, ja kolm aastat pärast asjaomase isiku asendamist, et tagada meie õigustatud huvi õigusnõuete käsitlemisel ja neile reageerimisel. Teie isikuandmeid võidakse säilitada märgitust kauem, kui need sisalduvad dokumendis, mida peame pikema aja jooksul säilitama. Sellisel juhul säilitatakse teie isikuandmeid sama kaua kui seda dokumenti.
      • Juhtudel, kui teatud dokumentide säilitamise tähtaeg on määratud riiklike või rahvusvaheliste seaduste või normatiivaktidega, järgime neid säilitamise tähtaja nõudeid.
      • Kui vastastikusel kokkuleppel pikendatakse konkreetsete dokumentide kehtivusaega, säilitatakse neid kuni dokumendi kehtivusaja lõpuni.
    • Suhtlus võimaliku äripartneriga

      Töötleme teie isikuandmeid konkreetse ettevõtte kontaktisiku või esindajana, et võtta teiega ühendust teie, teie esindatava ettevõtte ja meie edaspidise koostöö küsimustes.

      Isikuandmete liigid:

      • Isikuandmed
      • Kontaktandmed
      • Ettevõte ja ametikoht

      Seaduslik alus:

      • Meie õigustatud huvi teiega ettevõtte esindaja või kontaktisikuna suhelda.

      Säilitamisperiood:

      • Teie isikuandmeid säilitatakse seni, kuni olete äripartneri kontaktisik või esindaja, ja kolm aastat pärast meie viimast suhtlust.
    • Õigusnõuete täitmine

      Töötleme teie isikuandmeid selleks, et täita õiguslikke kohustusi, mis kehtivad meie suhtes vastavalt seadustele, nt arvete üle arvestuse pidamise kohustus, veodokumentide haldamine, CMR, ehitustöödega seotud kohustused jms. Näiteks oleme õigusnõuete täitmiseks kohustatud töötlema erinevaid kindlustuspoliise (nt sh vastutuskindlustust), mis võivad sisaldada teie isikuandmeid.

      Isikuandmete liigid:

      • Isikuandmed
      • Kontaktandmed
      • Ettevõte ja ametikoht
      • Muu õigusnõuete täitmiseks vajalik teave

      Seaduslik alus:

      • Oma õiguslike kohustuse täitmiseks.

      Säilitamisperiood:

      • Teie isikuandmeid säilitatakse seni, kuni see on vastava õigusliku kohustusega seoses vajalik.
    • Juurdepääsu- ja turbehaldus

      Töötleme teie isikuandmeid, et kontrollida juurdepääsu oma ruumidele (kontorid, kaupluste tagaruumid, jaotuskeskused jms) ja piiratud aladele enda omandi, vara ja töötajate kaitsmiseks. Näiteks selleks, et jälgida, kes on meie valdustesse sisenenud, väljastada teile võti ja jälgida teie liikumist meie kinnistul ja määrata sobiv tarnevärav.

      Isikuandmete liigid:

      • Isikuandmed
      • Kontaktandmed
      • Vastuvõtja
      • Ettevõte ja ametikoht
      • Teave selle kohta, kes ja millal ruumidesse sisenesid, sealhulgas saabumise ja lahkumise aeg ja koht
      • Vajaduse korral auto registreerimismärk

      Seaduslik alus:

      • Meie õigustatud huvi kaitsta enda omandit, vara ja töötajaid.

      Säilitamisperiood:

      • Külastajate registreerimise süsteemidesse ja päevikutesse salvestatud isikuandmeid säilitatakse kuni 1 aasta.
      • Võtmete väljastamist ja tagastamist käsitlevad paberkandjal või muus vormis isikuandmeid säilitatakse kogu selle aja jooksul, kui võti on isikule väljastatud.
    • Süsteemide ja teenuste haldamine, kaitsmine ja arendamine

      Töötleme teie isikuandmeid oma süsteemide ja teenuste haldamiseks, kaitsmiseks ja arendamiseks, nt tõrkeotsinguks, logimiseks, arendamiseks, testimiseks ja parendamiseks.

      Võimalike ohtude ja pettuste või ebaseadusliku tegevuse tuvastamiseks ning süsteemide ja andmete kaitsmiseks lubamatute muudatuste eest ning järjekindluse säilitamiseks logime („auditilogid“) teie tegevusi (nt sisenes portaali, muutis andmeid jms) oma süsteemides, millele teil on juurdepääs.

      Isikuandmete liigid:

      • Teie tegevused kasutajana meie süsteemides (nt teave selle kohta, kes ja millal sisenes IT-keskkonda, ja IT-keskkonnas toimuva kohta)
      • Meie väljastatud autentimisandmed IT-süsteemide jaoks
      • Isikuandmed
      • Kontaktandmed
      • IP-aadress

      Seaduslik alus:

      Meie õigustatud huvid andmete elutsüklite haldamisel, süsteemide ja teenuste kaitsel ja arendamisel.

      Säilitamisperiood:

      Teavet IT-keskkonnas toimuva kohta säilitatakse 18 kuud. Teavet intsidentide, IT-keskkonna probleemide kohta säilitatakse 2 aastat.

    • Pettuste ennetamine ja õigusnõuete käsitlemine

      Võime teie isikuandmeid töödelda õigusnõuete kaitsmiseks, koostamiseks ja esitamiseks, sealhulgas selleks, et hoida ära pettusi või kuritegevust ja oma toodete või teenuste väärkasutamist.

      Isikuandmete liigid:

      • Isikuandmed
      • Kontaktandmed
      • Ettevõte ja ametikoht
      • Muu õigusnõudega seotud teave

      Seaduslik alus:

      • Meie õiguslik huvi.

      Säilitamisperiood:

      • Kuni õigusnõude uurimise, lahendamise ja täitmiseni. Juhul kui sisejuurdluse korral ei tuvastatud seaduse või sisereeglite või muude juhiste rikkumist hoitkse andmeid 1 aasta juurdluse lõpetamisest. Juhul kui tuvastati rikkumise juurdluse käigus hoitaksae andmeid 3 aastat pärast juurdluse lõpetamist või kohtu otsuse täitmist (juhul kui kohtuotsuse täitmine võtab rohkem kui 3 aastat)
  • Millistest allikatest kogume isikuandmeid
    • Teilt endalt

      Kogume isikuandmeid, mida edastate meile otse, kas teie esindatava ettevõtte teemal suhtlemiseks, lepingute sõlmimise või hankemenetluse osana või osana teie vastusest meie teabenõudele teie kaupade, teenuste või meievahelise koostöö kohta üldiselt.

    • Äripartneritelt

      Kogume isikuandmeid ettevõttelt, kus te töötate või kellele teenuseid osutate, näiteks siis, kui ettevõte edastab meile teavet oma esindaja kohta, teatab meile, kes on tööd või hanget teostav atesteeritud spetsialist, kes külastab meie ruume jms.

    • Rimi Balticu kontserni ettevõtetelt

      Rimi Balticu kontserni ettevõtted teevad koostööd ja võivad omavahel jagada teie isiklikke andmeid, näiteks seoses kauba või teenuse hanke või ostuga.

    • ICA Gruppen AB kontserni ettevõtetelt

      ICA Gruppen AB võib jagada meile teavet teie kui oma äripartneri esindaja või kontaktisiku kohta.

    • Välistelt isikutelt

      Kogume isikuandmeid, mida teised välised isikud meile edastavad, näiteks selleks et teie ettevõttega ühendust võtta.

    • Avalikult kättesaadavatest allikatest

      Mõnel juhul kogume üldkasutatavat teavet, mis on kättesaadav näiteks avalikes registrites või sotsiaalmeedias, et seoses hankega või ärisuhete haldamiseks teiega või teie esindatava ettevõttega ühendust võtta. Näiteks võime kasutada avalikku registrit, et välja selgitada teie kvalifikatsioon konkreetse töö, nt ehitustöö jaoks või et tuvastada esindaja (s.o juhatuse esimees, juhatuse liige), kellel on volitused lepingute sõlmimiseks.

    • Infosüsteemidest

      Kogume isikuandmeid kasutatavatest tehnilistest süsteemidest, näiteks kasutajakontode auditilogid, juurdepääsu haldamise süsteemid jms.

  • Isikuandmete jagamine
    • Teenuseosutajad

      Võime jagada teie isikuandmeid meile teenuseid osutavate ettevõtetega, näiteks:

      • andmemajutusteenused;
      • infosüsteemide arendus- ja hooldusteenused;
      • veoteenuste pakkujad;
      • seotud ehitusprojektis osalevad ettevõtted;
      • hankesüsteemi teenuse pakkujad;
      • turvateenuseid pakkuvad turvaettevõtted.

      Need ettevõtted saavad teie isikuandmeid töödelda ainult meie juhiste kohaselt ega kasuta neid muul otstarbel. Samuti on nad kooskõlas seaduse ja meie koostöölepinguga kohustatud teie isikuandmeid kaitsma.

    • Konserni ettevõtted

      Võime jagada teie isikuandmeid asjakohaste Rimi Balticu kontserni ettevõtetega, kui see on vajalik määratletud eesmärkide saavutamiseks.

    • ICA Gruppen AB kontserni ettevõtetelt

      Võime jagada ICA Gruppen AB ettevõtetega teavet teie kui meie äripartneri esindaja või kontaktisiku kohta.

    • Õiguskaitseorganid, riiklikud ja kohalikud omavalitsusasutused

      Oleme seadusega kohustatud vastava nõudmise korral esitama teie isikuandmed õiguskaitseorganitele, riiklikele ja kohalikele omavalitsusasutustele nende nõudmisel ja/või seadusega nõutud viisil. Võime edastada teie isikuandmed õiguskaitseorganitele, riiklikele ja kohalikele omavalitsusasutustele ka selleks, et kaitsta oma õigustatud huve õigusnõuete koostamisel, esitamisel ja kaitsmisel ning pettuste ennetamiseks.

    • Muud ettevõtted

      Võime jagada teie nime, perekonnanime, ametinimetust, teavet esindatava ettevõtte kohta, teie kontaktandmeid teiste ettevõtetega, kes tegutsevad eraldiseisvate vastutavate töötlejatena, näiteks seotud ehitusprojektiga tegelevate ettevõtetega, kes on konkreetsete tegevuste jaoks eraldi andmetöötlejad, audiitorfirmade, kindlustusseltside, võlgade sissenõudmisega tegelevate ettevõtete ja õigusteenuse pakkujatega.

      Samuti võime jagada nimetatud teavet tagamaks, et pääsete ligi vastavatele ruumidele, mis on muu ettevõtte juurdepääsukontrolli all, või saate vajalikud võtmed.

      Mõnel juhul, kui olete meile ehitus- või muus valdkonnas teenuseid osutanud, näiteks ehitusprojekti koostamisel, võime selle dokumendi/teabe hankesüsteemides avalikustada, et kaasata hankesse teised vajalikud äripartnerid. Selline avaldamine võib sisaldada viiteid konkreetse dokumendi koostajale, s.o teile, ja seda võivad näha ka teised ettevõtted.

      Võime edastada teie isikuandmeid oma äripartneritele, et täita nende õiguslikke kohustusi, näiteks registreerida ehitusobjektil asuvad isikud riiklikult kontrollitavas elektroonilises ajaarvestussüsteemis.

  • Kus töötleme teie isikuandmeid?

      Töötleme teie isikuandmeid alati ELis/EMPs.

      Teatud juhtudel võidakse kanda teie isikuandmed üle ELi/EMP välisesse riiki või töödelda neid ELi/EMP välises riigis. Näiteks rahvusvaheliste vedude korral edastame teie isikuandmed vastava riigi teenusepakkujale, et võimaldada CMR-konventsiooni kohast kauba edukat transportimist. Teie isikuandmete kaitsmise tagamiseks veendume piisavate kaitsemeetmete olemasolus, näiteks kas kõnealune riik tagab isikuandmete piisava kaitse. Sõlmime teenusepakkujaga ka andmetöötluslepingu ja paneme talle kohustuse kaitsta andmeid meiega samal tasemel. Meile kirjaliku päringu tegemise korral saate esitada teabenõudeid ja saada teavet nende riikide kohta, kus teie isikuandmeid töödeldakse, ning kohaldatavate isikuandmete kaitse meetmete kohta.

  • Kui kaua minu isikuandmeid säilitatakse?
    • Hanked

      Hankeprotsessis säilitatakse teie isikuandmeid hanke ajal ja 3 aastat pärast hanke lõppemist, et rahuldada meie õigustatud huvi õigusnõuete käsitlemisel ja neile reageerimisel ning siseauditite tegemisel.

    • Äripartneriga koostöö haldamine

      Äripartneriga koostöö haldamisel säilitatakse teie isikuandmeid seni, kuni olete äripartneri kontaktisik, esindaja, töötaja või töövõtja, ja 3 aastat pärast vastava isiku asendamist, et rahuldada meie õigustatud huvi õigusnõuete käsitlemisel ja neile reageerimisel. Teie isikuandmeid võidakse säilitada märgitust kauem, kui need sisalduvad dokumendis, mida peame pikema aja jooksul säilitama. Sellisel juhul säilitatakse teie isikuandmeid sama kaua kui seda dokumenti. Kui vastastikusel kokkuleppel pikendatakse konkreetsete dokumentide kehtivusaega, säilitatakse neid kuni dokumendi kehtivusaja lõpuni.

    • Suhtlus võimaliku äripartneriga

      Ärisuhtluse eesmärgil säilitatakse teie isikuandmeid seni, kuni olete äripartneri kontaktisik või esindaja, ja kolm aastat pärast meie viimast suhtlust.

    • Õiguslike kohustuste täitmine

      Alati, kui meil on õiguslik kohustus teie isikuandmeid töödelda, säilitatakse teie isikuandmeid seni, kuni see on vastava õigusliku kohustusega seoses vajalik.

    • Juurdepääsu- ja turbehaldus

      Külastajate registreerimise süsteemidesse ja päevikutesse salvestatud isikuandmeid säilitatakse kuni 1 aasta.

      Võtmete väljastamist ja tagastamist käsitlevad paberkandjal või muus vormis isikuandmeid säilitatakse kogu selle aja jooksul, kui võti on isikule väljastatud.

    • Süsteemide ja teenuste haldamine, kaitsmine ja arendamine

      Teavet IT-keskkonnas toimuva kohta säilitatakse 18 kuud. Teavet intsidentide, IT-keskkonna probleemide kohta säilitatakse 2 aastat.

    • Pettuste ennetamine ja õigusnõuete käsitlemine

      Õigusnõude käsitlemiseks vajalikke andmeid säilitatakse seni, kuni kõnealune küsimus saab selgitust või vastav uurimine lõpetatakse ning õigusnõue rahuldatakse ja täidetakse täielikult. Juhul kui sisejuurdluse korral ei tuvastatud seaduse või sisereeglite või muude juhiste rikkumist hoitakse andmeid 1 aasta juurdluse lõpetamisest. Juhul kui tuvastati rikkumise juurdluse käigus hoitakse andmeid 3 aastat pärast juurdluse lõpetamist või kohtu otsuse täitmist (juhul kui kohtuotsuse täitmine võtab rohkem kui 3 aastat)

      Määratud säilitamise tähtaja lõppemisel kustutame või deidentifitseerime teie isikuandmed turvalisel viisil, nii et neid ei saa enam teiega seostada.

  • Teie õigused

      Andmekaitseseadus näeb teile seoses isikuandmete töötlemisega ette hulga õigusi.

      Kui soovite kasutada allpool nimetatud õigusi, peaksite andma võimalikult täpset teavet enda või oma ettevõtte pakutud teenuste või täpse seose kohta meiega (nt ettevõtte nimi, kus te töötate ja kes meiega töötab, meiega sõlmitud lepingu nimetus, teenuse osutamise kuupäev jms), samuti andke enda kohta andmeid, mille alusel saaksime teid tuvastada ja teid süsteemides või dokumentides ära tunda.

    • Juurdepääs isikuandmetele

      Teil on õigus saada meilt kinnitus selle kohta, kas me töötleme teiega seotud isikuandmeid, ja taotleda juurdepääsu isikuandmetele, mida me teie kohta töötleme. Mainitud õiguse teostamiseks pöörduge meiega sõlmitud lepingus nimetatud kontaktisiku poole.

    • Isikuandmete parandamine

      Kui teie meelest on teid puudutav teave vale või puudulik, on teil õigus seda ise muuta või paluda meil seda teha.

    • Nõusoleku tühistamine

      Kuna töötleme teie isikuandmeid teie nõusoleku alusel, on teil õigus igal ajal oma nõusolek isikuandmete töötlemiseks tühistada. Mainitud õiguse teostamiseks pöörduge meiega sõlmitud lepingus nimetatud kontaktisiku poole.

    • Vastuväidete esitamine andmete töötlemise kohta

      Teil on õigus esitada vastuväiteid meie õigustatud huvidel põhinevale isikuandmete töötlemisele. Kuid isegi kui olete esitanud vastuväite, jätkame teie andmete töötlemist juhul, kui meil on andmetöötluse jätkamiseks mõjuvad motiveeritud põhjused. Mainitud õiguse teostamiseks pöörduge meiega sõlmitud lepingus nimetatud kontaktisiku poole.

    • Kustutamine

      Teatud asjaoludel on teil õigus nõuda meilt oma isikuandmete kustutamist. See ei kehti aga juhtudel, kui oleme seadusega kohustatud andmeid säilitama. Mainitud õiguse teostamiseks pöörduge meiega sõlmitud lepingus nimetatud kontaktisiku poole.

    • Töötlemise piiramine

      Teatud tingimuste korral on teil ka õigus piirata oma isikuandmete töötlemist. Mainitud õiguse teostamiseks pöörduge meiega sõlmitud lepingus nimetatud kontaktisiku poole.

    • Andmete ülekandmise õigus

      Samuti on teil õigus saada või edastada oma isikuandmeid teisele vastutavale töötlejale („andmete ülekantavus“). See õigus puudutab ainult neid andmeid, mille olete meile oma nõusoleku või lepinguga andnud ja kus töötlemist teostatakse automaatselt. Mainitud õiguse teostamiseks pöörduge meiega sõlmitud lepingus nimetatud kontaktisiku poole.

  • Kellega saan küsimuste korral ühendust võtta?

      Kui teil on küsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta, võtke meiega julgelt ühendust meiega sõlmitud lepingus nimetatud kontaktisiku kaudu või pöörduge meie andmekaitseametniku poole. Kui te ei ole saadud vastusega rahul, on teil õigus esitada kaebus andmekaitse inspektsioonile.

    • Teie isikuandmeid töötleva ettevõtte kontaktandmed

      Rimi Eesti Food AS, registreerimisnumber 10263574

      Juriidiline aadress: Põrguvälja tee 3, Pildiküla, Rae vald, 75301

      Telefoninumber: +372 605 9400

      E-posti aadress: info.ee@rimibaltic.com

       

      SIA Rimi Baltic, registreerimisnumber 40003592957

      Juriidiline aadress: 161 A. Deglava iela, Riga, Läti, LV 1021

      Telefoninumber: +371 6704 5529 

      E-posti aadress: info@rimibaltic.com

       

      Kinnisvaravalduse AS, registreerimisnumber 10434202

      Juriidiline aadress: Põrguvälja tee 3, Pildiküla, Rae vald, 75301

      Telefoninumber: +372 605 9400

      E-posti aadress: info.ee@rimibaltic.com

    • Andmekaitseametniku kontaktandmed

      E-posti aadress: RimiDPO@rimibaltic.com

      Teil on võimalik võtta ühendust ka meie andmekaitseametnikuga, saates meile kirja eespool nimetatud aadressil ja adresseerides selle andmekaitseametnikule.